Como configurar e começar a usar a Conta Simples?

Criou a sua Conta Simples e está com dúvidas sobre como começar a usar a conta e organizar as finanças da sua empresa? Preparamos este artigo para te ajudar em todas as etapas desse processo. Confira!

1. Convide usuários

Convide seus colaboradores e defina o permissionamento de cada um deles, sejam eles personalizados ou pré-definidos. Conheça como funciona a gestão de usuários e perfis de acesso clicando aqui, onde detalhamos a diferença entre cada um deles. 

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É fundamental que realize essa etapa através do Internet Banking. 

2. Crie Centros de Custos

O próximo passo para começar a usar a sua Conta Simples é a configuração dos Centros de Custos. É a partir deles que você poderá dividir seus gastos por projetos ou áreas para facilitar o entendimento das suas despesas e informações financeiras. 

Assim, você pode gerenciar quanto cada setor gasta com cartões corporativos, controlar o fluxo de caixa do seu negócio e personalizar de acordo com as principais necessidades da sua empresa. Você também pode atrelar usuários a cada centro de custo criado para melhorar sua gestão.

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Essa etapa também é fundamental de ser realizada através do Internet Banking.  

3. Crie e configure seus cartões corporativos

Com usuários devidamente convidados e centros de custos criados, é hora de criar e configurar os seus cartões! Defina o apelido do cartão, responsáveis e o gasto máximo por mês ou diário para facilitar a gestão e controle dos gastos. 

Você também pode criar cartões para finalidades específicas, além de cartões temporários. Confira alguns exemplos de uso específico:

  • Cartões utilizados para pagamento de softwares, anúncios online ou viagens;
  • Cartões temporários para uso único ou pré-definido, onde é possível controlar a data de expiração.

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💡 Vale destacar que nos cartões por finalidade de uso as compras são restritas para estabelecimentos da finalidade selecionada. Exemplo: somente para anúncios ou ferramentas.

4. Adicione saldo à conta

Para começar a usufruir da sua Conta Simples, é necessário que você adicione saldo à conta. A adição pode ser feita através de Pix, transferências ou cadastrando no seu gateway de pagamento. 

Saiba a diferença entre saldo da conta e limite dos cartões SCALE neste artigo. Confira também todas as modalidades de crédito disponíveis na Conta Simples e que podem facilitar a sua gestão de despesas!

5. Construa o limite dos seus cartões SCALE

Ao colocar saldo em sua conta, é possível compor o limite dos seus cartões na modalidade de crédito flexível. Defina o valor e construa seu limite para começar a usar! Confira aqui um passo a passo completo.

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💡 Lembre-se que o limite é global, ou seja, ele será disponibilizado para todos os cartões, e não individualmente. Para evitar ficar sem limite e ter compras negadas, utilize o ajuste programado para inserir valores de forma automática em até 4 datas do mês e ative a notificação de limite abaixo do esperado que te avisará quando for a hora de alocar mais limite para os cartões.

6. Comece a usar seus cartões!

Sua empresa utiliza ferramentas, softwares ou faz compras recorrentes? Cadastre seus cartões de acordo com cada necessidade! Basta adicioná-los como cartão de crédito para que o valor seja debitado do limite.

Realize compras parceladas ou programadas, monte o escritório dos seus sonhos, organize viagens corporativas e muito mais com o seu cartão SCALE!

7. Exporte seu extrato

Precisa conferir como estão as suas transações? Nessa hora, o extrato será seu melhor aliado. Essa é a forma mais simples de você conferir dados diários sobre seus cartões, tanto no aplicativo quanto no Internet Banking. 

Confira dados de transferências Pix, TED, rendimento, cashback ou pagamento de boletos, assim como todas as compras realizadas no seu cartão SCALE. Com isso, você pode tomar decisões mais assertivas no seu negócio, como ajustes de limite.

É possível também exportar o seu extrato, além dos comprovantes anexados, nos formatos PDF, XLSX, dentre outros.

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8. Exporte sua fatura

Para exportar a fatura, basta selecionar o mês que deseja (preferencialmente faturas já fechadas, para ter os valores atualizados) e exportar no formato XLS. No fechamento a fatura em PDF também será enviada automaticamente por e-mail. Essa é uma solução eficiente para momentos de prestação de contas. 

No entanto, caso você queira exportar uma fatura ainda aberta, lembre-se que o valor não está definido completamente, uma vez que estabelecimentos têm até 30 dias para aprovar uma compra e elas podem estar em processamento, mas não constarão na fatura.

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9. Pague sua fatura

O cartão SCALE é um cartão de crédito, por isso no fechamento da fatura é necessário realizar o pagamento. Ele pode ser feito de duas formas:

  • Utilizando do valor que já foi alocado de limite flexível;
  • Pagar através de Pix com sua Conta Simples ou em outra instituição financeira de sua preferência.

💡 Para trazer mais eficiência, recomendamos que você ative o pagamento automático da fatura e assim não terá que se preocupar.

10. Acesse o relatório de despesas

Tenha controle e visibilidade sobre todos os gastos nos cartões SCALE acessando o relatório de despesas, onde você vai encontrar as compras organizadas por:

  • Centros de custos;
  • Tipos de despesas;
  • Por usuários.

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💡 A classificação de cada despesa é automática, mas você também pode criar categorias personalizadas ou editar as já existentes para facilitar a sua gestão. 

Assim, com o relatório de despesas é possível saber onde estão concentrados os maiores gastos e gerar insights para melhorar a gestão financeira da sua empresa.

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