Neste artigo você irá encontrar:
- Permissões de acesso
- Exibição de dados
- Análise de despesas no Internet Banking
- Análise de despesas no aplicativo
A funcionalidade de Análise de despesas é uma ferramenta estratégica desenvolvida para oferecer uma visão analítica e adaptável das despesas da empresa.
Disponível tanto no aplicativo quanto no Internet Banking, a ferramenta transforma dados de transações em informações valiosas e dinâmicas para a tomada de decisões. Com ela, é possível analisar as despesas para entender a movimentação do dinheiro, identificar tendências e otimizar orçamentos de forma mais inteligente.
Permissões de acesso
O acesso aos dados na Análise de despesas é definido pelo nível de permissão configurado no sistema. Isso garante que cada perfil de usuário acesse somente as informações relevantes para suas funções.
Entenda o que cada permissão permite acessar na Análise de despesas:
- "Visualizar extrato completo": concede acesso total. Com essa permissão, é possível ver todas as transações da conta, incluindo as de cartão e bancárias (como Pix, TEDs, etc.), em todas as abas e filtros da Análise de despesas.
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"Gerenciar cartões": oferece acesso restrito a transações de cartões. A Análise de despesas para este perfil já apresenta um filtro aplicado para mostrar somente movimentações de cartão. Não é possível remover este filtro, e as despesas bancárias não são exibidas.
Exibição de dados
A Análise de despesas agrupa todas as transações de saída (despesas) da empresa. Isso inclui gastos de cartões corporativos e transações bancárias, como Pix, TEDs e pagamentos de boletos.
Para organizar as informações, a Conta Simples usa a Data de Competência. Isso significa que as despesas são registradas na análise com base na data de processamento da transação, e não na data de liquidação (pagamento efetivo).
Exemplo: Uma transação de cartão processada em 25 de setembro será exibida na análise de setembro. Mesmo que a fatura dessa compra seja paga somente em 10 de outubro, a data considerada para a análise é a do processamento (quando o gasto ocorreu).
Essa abordagem permite uma visão precisa da atividade financeira da empresa por período, facilitando a análise dos gastos que pertencem àquele mês ou semana e auxiliando no controle orçamentário.
Análise de despesas no Internet Banking
A Análise de despesas pode ser acessada de diferentes maneiras no Internet Banking:
- Menu lateral: na opção Análise de despesas.
- Tela de início: por um atalho direto para a funcionalidade.
- Atalhos contextuais: dentro de outras seções do produto. Por exemplo, ao visualizar a lista de Centros de custo, é possível selecionar um deles e selecionar Analisar, que direciona para a Análise de despesas já com o filtro daquele centro de custo aplicado.
Recursos disponíveis no Internet Banking
Estrutura da análise
A tela de análise organiza os dados para que sejam acessados e compreendidos de forma clara e sequencial. A construção da análise segue três passos principais:
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Escolha o agrupamento: defina como as despesas serão agrupadas. As opções são:
- Gastos totais: visão geral de todas as despesas.
- Centros de custo: agrupa os gastos por centro de custo.
- Categorias: agrupa por categoria da despesa (por exemplo: Alimentação, Viagens).
- Tipos de transação: agrupa por como o dinheiro foi gasto (por exemplo: Pix, Cartão, Boleto).
- Cartões: detalha os gastos por cada cartão.
- Usuários: mostra as despesas por cada usuário.
- Defina a periodicidade: selecione como os dados serão agrupados no tempo: por dia, semana, mês, trimestre ou ano.
- Selecione o período: indique o intervalo de datas para análise.
Exemplo: se o parâmetro escolhido for Centros de Custo, você terá uma visão geral dos gastos por centro de custo da empresa.
Filtros: refinando sua busca
Para refinar a análise, a barra lateral apresenta Filtros adicionais para segmentar a análise conforme as necessidades da sua empresa. É possível aplicar múltiplos filtros simultaneamente, a qualquer momento, para obter uma análise mais detalhada. Os filtros disponíveis são:
- Tipo de movimentação: selecione Pix, TED, boleto, cartão, etc.
- Centros de custo: filtre por área ou departamento.
- Categoria: filtre por categorias de gasto específicas.
- Usuário: identifique despesas por colaborador.
- Cartão: visualize gastos de cada cartões específicos..
💡 Sem limites de filtros! Combine diferentes critérios simultaneamente e faça combinações de filtros para uma análise mais precisa.
Indicadores do período
O cabeçalho da tela exibe os principais indicadores do período selecionado, oferecendo um resumo rápido e a variação dos dados:
- Total de despesas: o valor total gasto no período filtrado.
- Quantidade de transações: o número de transações que compõem o valor total.
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Variação: uma comparação percentual do total de despesas com o período anterior equivalente.
Gráfico
O gráfico interativo exibe a representação visual dos dados da análise, facilitando a identificação de tendências e padrões.
- Visualização dinâmica: o gráfico se adapta automaticamente à periodicidade selecionada. Por exemplo, se a análise for agrupada por Mês, cada barra no gráfico corresponderá a um mês do período. O mesmo acontece para visualizações por dia, semana, trimestre ou ano.
- Formatos de gráfico: é possível personalizar a exibição dos dados, escolhendo entre Barras, Barras Empilhadas ou Linhas.
- Modo tela cheia: para uma análise mais detalhada, o gráfico pode ser expandido para visualização em tela cheia.
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Zoom: Amplie ou reduza o gráfico na lupa '+' e '-'. Navegue com a barra de rolagem inferior.
Análise detalhada em tabela
Abaixo do gráfico, a tabela apresenta os dados detalhados e agrupados que servem como base para a análise visual.
Estrutura de agrupamento: as linhas da tabela são definidas pelo agrupamento principal selecionado no topo da página. As opções são: Gastos Totais, Tipos de Movimentação, Centro de custo, Categoria, Usuários ou Cartões.
Colunas principais: para qualquer agrupamento, a tabela exibe as seguintes informações:
- O item agrupado: o nome da categoria, do usuário, do centro de custo, etc.
- Valor total: a soma total das despesas para aquele item específico.
- Percentual do total: a porcentagem que o valor do item representa em relação ao total de despesas do período.
- Variação do período anterior: o quanto cada tipo de despesa variou em comparação ao período anterior filtrado.
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Informações contextuais: dependendo do agrupamento selecionado, colunas extras com informações relevantes podem ser exibidas. Por exemplo, ao agrupar por Usuário, a tabela mostrará a quantidade de anexos associada às transações de cada usuário.
Composição dos gastos e edição de transações
A tabela permite explorar os dados em um nível mais detalhado e individual por transação. Após aplicar os filtros desejados para sua análise, você pode explorar a composição de cada valor, ou seja, acessar a lista de transações que formam aquele resultado:
- Localize na tabela o valor que deseja aprofundar;
- Selecione o ícone seta (↗) - acessar as movimentações - ao lado do valor;
Uma nova tela será exibida com todas as transações daquele grupo. Nesta tela, é possível selecionar uma transação específica para:
- Analisar seus detalhes por completo.
- Editar informações como centro de custo e categoria.
- Anexar um arquivo, como um recibo ou nota fiscal.
Por exemplo, se você filtrou o centro de custo Marketing em junho, é possível ver exatamente quais lançamentos compõem o valor total.
Exportação e compartilhamento de dados
Para facilitar a documentação e o compartilhamento de informações, a Análise de despesas permite exportar as informações nos seguintes formatos:
- Gráfico em PDF: ideal para apresentações.
- Gráfico + tabela em PDF: ideal para relatórios mais completos.
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Tabela em CSV: ideal para edição e manipulação em planilhas.
Análise de despesas no Aplicativo
Para acessar a Análise de despesas no Aplicativo, siga uma dessas etapas:
- Via Início: no card Despesas do mês, é possível ter acesso rápido aos principais indicadores.
- Via Menu: navegue até a seção Menu e, em Acompanhamento, selecione Análise de despesas.
- Via Cartões: navegue até a seção cartões e selecione Análise de despesas.
- Via Extrato: navegue até o Extrato e clique em Análises.
Ambos os caminhos levam à mesma tela, composta por um gráfico de barras com a evolução dos gastos e blocos interativos com informações rápidas sobre:
- Centros de custo: apresenta o centro de custo com maior variação de gastos.
- Categorias: exibe a categoria com a maior variação de gastos.
- Tipos de Transação: destaca o tipo de transação mais utilizado (por exemplo: Pix).
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Cartões: apresenta dados consolidados sobre o uso de cartões.
Personalizando as análises no aplicativo
Na tela do Análise de despesas, é possível personalizar a análise usando os seguintes filtros:
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Dimensão principal (o que analisar): define o foco principal da análise.
- Gastos totais: visão geral de todas as despesas.
- Centros de custo: agrupa os gastos por centro de custo.
- Categorias: agrupa por categoria da despesa (por exemplo: Alimentação, Viagens).
- Tipos de transação: agrupa por como o dinheiro foi gasto (por exemplo: Pix, Cartão, Boleto).
- Cartões: detalha os gastos por cada cartão.
- Usuários: mostra as despesas por cada usuário.
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Período de análise (granularidade de tempo): escolha a abrangência temporal dos dados.
- Dia, Semana, Mês, Ano.
- Data de início e Data final (opcional): permite definir um intervalo de tempo específico. Se a data final não for informada, o relatório considerará da data de início até o dia atual.
- Exibir curva de variação: essa opção (ativada por padrão) gera o gráfico de linha do tempo na tela de resultados.
Após configurar os filtros, basta selecionar Aplicar filtros.
Análise de despesas filtradas no aplicativo
A tela de resultados apresenta três seções principais:
- Resumo total: localizado no topo, mostra o valor total gasto no período selecionado e a variação percentual (%) em comparação com o período anterior (exemplo: "R$ 721,51" e "-55% vs. período anterior").
- Gráfico de variação: representação visual das despesas ao longo do tempo, que facilita a identificação de picos e padrões.
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Lista detalhada: exibe os dados agrupados pelo tipo selecionado (por exemplo: por Centros de Custo). Para cada item da lista, o relatório apresenta:
- O valor total gasto e sua representatividade percentual (%) do total.
- A variação (%) em comparação com o período anterior.
- A opção de ordenar a lista por Gasto (maior valor) ou Variação (maior mudança percentual).
Se precisar de ajuda ou tiver dúvidas, nossa equipe de suporte está à disposição!