Neste artigo você irá encontrar:
- Diferença entre conciliação dos cartões e da conta PJ
- Conciliação dos cartões
- Conciliação da conta PJ
- Funcionalidades que facilitam a conciliação
Diferença entre conciliação dos cartões e da conta PJ
A conciliação financeira é essencial para garantir a organização e a saúde das finanças da empresa. Na Conta Simples, esse processo pode ser feito tanto com os cartões corporativos quanto com a conta PJ, e cada um tem suas particularidades.
- Conciliação dos cartões: envolve o controle do limite utilizado, a categorização de gastos e o fechamento da fatura. Documentos utilizados: fatura e extrato dos cartões.
- Conciliação da conta PJ: refere-se às transações que entram e saem da conta da empresa, como Pix, TEDs, pagamentos de boletos e movimentações da conta SCALE. Documentos utilizados: extrato da Conta PJ.
Conciliação dos cartões
Existem diferentes maneiras de conciliar as transações feitas com os cartões corporativos. A seguir, vamos apresentar as duas abordagens mais comuns.
Conciliação via Contas a Pagar (recomendada)
Lançamento de compras como Contas a Pagar: registre todas as compras com cartão no sistema contábil como contas a pagar. Isso facilita o acompanhamento das despesas e garante que elas sejam pagas no prazo correto.
Ajustes de Limite Garantido como adiantamento de pagamento: se sua empresa utiliza o limite garantido, registre as adições de limite como adiantamentos de pagamento. Isso garante que as variações no limite sejam refletidas corretamente na conciliação.
Baixa nas Contas a Pagar com o pagamento da fatura: registre o pagamento da fatura como baixa dessas contas a pagar, evitando inconsistências contábeis.
⚠️ Importante: Ao realizar a conciliação, é comum existirem transações como estornos, que devem ser considerados como ajustes de crédito (subtraídos do total). Além disso, o pagamento da fatura anterior também compõe os valores da fatura atual e deve ser levado em conta no cálculo.
Conciliação via Conta-corrente (Alternativa para empresas sem crédito concedido)
Criação de uma conta-corrente para o cartão: o limite do cartão é tratado como um “saldo” em conta-corrente. Isso significa que, no sistema contábil, é criada uma nova conta-corrente para representar o limite do cartão.
Lançamento de compras como despesas realizadas: as compras feitas com o cartão são lançadas diretamente como despesas realizadas. Isso simplifica o processo, mas pode oferecer menos controle detalhado sobre as contas a pagar.
Ajustes de Limite Garantido como Transferências entre Contas: trate variações no limite como transferências entre contas para manter a consistência contábil.
Conciliação da Conta PJ
A conciliação da conta PJ é feita com base no extrato da Conta Simples, que reúne todas as movimentações bancárias da empresa:
- Pix, TED, boletos de pagamento e boletos de cobrança
- Ajustes de limite nos cartões
Funcionalidades que facilitam a conciliação
Para garantir precisão, considere apenas as transações processadas no momento da conciliação. A Conta Simples oferece funcionalidades que ajudam nesse controle:
-
Exportação automática: Agende o envio do extrato dos cartões para todo dia 1, com os dados do mês anterior. É possível definir e-mails específicos para o recebimento do extrato.
-
Integração com a Omie: A integração com o ERP Omie está disponível e traz ainda mais agilidade para a rotina financeira.💡 Dica: registre no ERP os valores convertidos em limite como “a pagar” — isso ajuda a prever gastos e facilita a conciliação na fatura.
-
Classificação de transações: Classifique as movimentações por categoria e centro de custo, tanto no extrato dos cartões quanto no extrato da conta PJ. Crie novas categorias e centros de custo para manter o alinhamento com a estrutura contábil da sua empresa. Saiba mais sobre a classificação com Centro de Custo e categorias nesse artigo.
Se precisar de ajuda ou tiver dúvidas, nossa equipe de suporte está à disposição!