Neste artigo você irá encontrar:
- Diferença entre conciliação dos cartões e da conta PJ
- Conciliação dos cartões
- Conciliação da conta PJ
- Funcionalidades que facilitam a conciliação
Diferença entre conciliação dos cartões e da conta PJ
A conciliação financeira é essencial para garantir a organização e a saúde das finanças da empresa. Na Conta Simples, esse processo pode ser feito tanto com os cartões corporativos quanto com a Conta PJ, e cada um tem suas particularidades.
- Conciliação dos cartões: Envolve o controle do limite utilizado, a classificação de gastos por Categoria e Centro de Custo, e o fechamento da fatura. Os documentos utilizados são a fatura e o Extrato dos cartões.
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Conciliação da Conta PJ: Refere-se às transações que entram e saem da conta da empresa, como Pix, TEDs, pagamentos de boletos e outras movimentações. O documento utilizado é o Extrato da Conta PJ.
Conciliação dos cartões
Há diferentes maneiras de conciliar as transações realizadas com os cartões corporativos. A seguir, apresentamos as duas abordagens mais comuns.
Conciliação via Contas a Pagar (recomendada)
- Lançamento de compras como Contas a Pagar: Registre todas as compras com cartão no sistema contábil como contas a pagar. Essa prática facilita o acompanhamento das despesas e garante que sejam pagas no prazo correto.
- Ajustes de Limite Garantido como adiantamento de pagamento: Se a conta utiliza crédito garantido, registre as adições de limite como adiantamentos de pagamento. Isso garante que as variações no limite sejam refletidas corretamente na conciliação.
- Baixa nas Contas a Pagar com o pagamento da fatura: Registre o pagamento da fatura como baixa dessas contas a pagar, evitando inconsistências contábeis.
⚠️ Importante: Ao realizar a conciliação, é comum existirem transações como estornos. Elas devem ser consideradas como ajustes de crédito e, portanto, subtraídas do total. Além disso, o pagamento da fatura anterior também compõe os valores da fatura atual e deve ser levado em conta no cálculo.
Conciliação via Conta-corrente (Alternativa para empresas sem crédito aprovado)
- Criação de uma Conta-corrente para o cartão: No sistema contábil, crie uma nova conta-corrente para representar o Limite Garantido do cartão. Desta forma, o limite é tratado como um “saldo” nessa nova conta.
- Lançamento de compras como despesas realizadas: As compras feitas com o cartão são lançadas diretamente como despesas realizadas. Embora simplifique o processo, essa abordagem pode oferecer menos controle detalhado sobre as contas a pagar.
- Ajustes de Limite Garantido como Transferências entre Contas: Trate as variações no limite como transferências entre contas para manter a consistência contábil.
Conciliação da Conta PJ
A conciliação da Conta PJ é feita com base no Extrato da Conta Simples, que reúne todas as movimentações bancárias da empresa, como:
- Pix, TED e boletos de pagamento e de cobrança.
- Ajustes de limite nos cartões.
Funcionalidades que facilitam a conciliação
Para garantir a precisão no processo, considere apenas as transações processadas no momento da conciliação. A Conta Simples oferece funcionalidades que ajudam neste controle:
- Exportação automática: É possível agendar o envio do Extrato dos cartões para todo dia 1, contendo os dados do mês anterior. Defina e-mails específicos para o recebimento do extrato, otimizando o fluxo.
- Integração com a Omie: A integração com o ERP Omie está disponível e proporciona mais agilidade para a rotina financeira.
💡 Dica: Registre no ERP os valores convertidos em limite como “a pagar” — essa prática ajuda a prever gastos e facilita a conciliação na fatura.
- Classificação de transações: Classifique as movimentações por categoria e Centro de custo, tanto no Extrato dos cartões quanto no extrato da Conta PJ. Crie novas categorias e Centros de custo para manter o alinhamento com a estrutura contábil da sua empresa. Saiba mais sobre a classificação com Centro de Custo e categorias neste artigo.
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