Neste artigo você irá encontrar:
- Menus por tipo de fluxo de aprovação
- Como criar uma política de aprovação
- Condições disponíveis por tipo de ação
- Ações do fluxo de aprovação
- Ordenação e política de aprovação padrão
- Busca, filtragem e status
- Como editar a política e consultar o histórico
- Exclusão de políticas
As políticas de despesas permitem que a empresa automatize a governança financeira. Elas funcionam como um motor de regras: quando certas condições são atendidas, o sistema executa uma ação ou direciona para um fluxo de aprovação específico.
Menus por tipo de fluxo de aprovação
A tela organiza as regras conforme a operação financeira. Utilize os menus superiores:
- Reembolsos, Pagamentos e Cartões: concentram todas as políticas referentes aos fluxos de aprovação de cada tipo.
-
Gerais: diretrizes padrão do sistema que não envolvem fluxos de aprovação personalizados.
Como criar uma política de aprovação
Para visualizar, criar e gerir as políticas, o usuário deve ter em seu perfil de acesso a permissão "Gerenciar políticas".
Para iniciar a configuração:
- No menu lateral do Internet Banking, acesse Organização > Políticas de despesas.
- Selecione o botão Criar política.
-
Escolha um modelo de fluxo ou selecione Criar política de aprovação personalizada.
Condições disponíveis por tipo de ação
As condições são os filtros que a política utiliza para identificar quais solicitações devem seguir a regra. Confira o que a empresa pode configurar:
Pagamentos e Transferências
- Valor da Transação: Define a regra com base no valor total do Pix, TED, Transferência entre Conta Simples ou Boleto.
- Solicitante: Aplica a regra para usuários específicos ou perfis (ex: todos os "Vendedores").
- Dados da Despesa: Filtra por Categoria (ex: Aluguel), Centro de Custo ou se há Anexo (comprovante).
Gestão de Cartões Virtuais
- Tipo de Solicitação: Define se a regra vale para Criar novo cartão ou Aumentar gasto máximo.
- Valor do Gasto Máximo: Aplica a regra baseada no limite total solicitado para o cartão.
- Periodicidade: Filtra se o limite do cartão é Diário, Mensal ou Ilimitado.
- Uso e Destino: Filtra pela Finalidade do cartão ou pelo MCC (tipo de estabelecimento onde o cartão pode ser usado).
Reembolsos
- Valor: Valor total da solicitação de reembolso feita pelo colaborador.
- Solicitante: Regra baseada no nome do usuário ou no Perfil de solicitante.
- Datas: Filtra pela Data da solicitação ou pela Data do pagamento (realização do pagamento).
-
Classificação: Filtra por Categoria (ex: Viagens) ou Centro de Custo.
Ações do fluxo de aprovação
Após validar as condições, a política determina o que deve acontecer com a solicitação. No momento, as opções disponíveis são:
- Aprovação automática: o sistema aprova a solicitação instantaneamente após validar que todos os critérios foram cumpridos.
- Recusa automática: o sistema recusa a solicitação imediatamente caso ela não cumpra os requisitos de compliance da empresa.
- Aprovadores específicos: defina os usuários ou perfis de acesso responsáveis por aprovar/recusar manualmente as solicitações.
(Em breve: a empresa poderá configurar fluxos de Múltipla aprovação).
Ordenação e política de aprovação padrão
O sistema analisa as políticas ativas listadas de cima para baixo: a primeira regra que coincidir com os dados da transação será a política aplicada. Ao finalizar uma criação, a empresa deve definir a prioridade:
- Primeira do fluxo: a política ganha prioridade máxima sobre as demais.
- Última do fluxo: a regra será validada apenas se nenhuma anterior for correspondente.
- Escolher posição específica: permite posicionar a regra manualmente na hierarquia da listagem.
Caso uma solicitação não se encaixe em nenhuma regra personalizada, o sistema seguirá para a Política padrão. Nesta modalidade, a plataforma mantém o fluxo de aprovação manual para todos os usuários que possuem permissão de aprovação para aquele tipo de solicitação.
Para reordenar as políticas na listagem: selecione Reordenar, arraste a política para a nova posição e selecione Salvar ordenação.
⚠️Importante: políticas na aba Gerais não possuem reordenação, pois suas diretrizes são complementares.
Busca, filtragem e status
Para localizar regras em listagens mais robustas, utilize as ferramentas à direita:
- Lupa e Filtros: busque pelo nome da política ou segmente por Ação e Status.
- Status: identifica se a regra está Ativa, Inativa ou se é uma política Padrão.
-
Posição: indica a ordem de prioridade (disponível apenas nos menus de fluxos de aprovação).
Como editar a política e consultar o histórico
Sempre que precisar ajustar uma regra ou auditar alterações, acesse o Internet Banking:
- Edição: clique diretamente sobre a linha da política para abrir o painel lateral, altere as informações e selecione Salvar política.
-
Histórico: dentro do painel de edição, acesse a aba Histórico para verificar quem criou ou editou a regra, com datas e horários.
Exclusão de políticas
Para remover uma regra:
- Pela listagem: clique nos três pontos (...) ao final da linha e selecione Excluir.
- Pela edição: clique no ícone de lixeira no topo do painel lateral de edição.
Se precisar de ajuda ou tiver dúvidas, nossa equipe de suporte está à disposição!