Neste artigo você irá encontrar:
- Menus por tipo de fluxo de aprovação
- Como criar uma política de aprovação
- Condições disponíveis por tipo de ação
- Ações do fluxo de aprovação
- Camadas de aprovação em sequência
- Acompanhamento das camadas de aprovação
- Ordenação e política de aprovação padrão
- Busca, filtragem e status
- Como editar a política e consultar o histórico
- Exclusão de políticas
As políticas de despesas permitem que a empresa automatize a governança financeira. Elas funcionam como um motor de regras: quando certas condições são atendidas, o sistema executa uma ação ou direciona a solicitação para um fluxo de aprovação específico.
Menus por tipo de fluxo de aprovação
A tela organiza as regras conforme a operação financeira. Utilize os menus superiores:
- Reembolsos, Pagamentos e Cartões: concentram todas as políticas referentes aos fluxos de aprovação de cada tipo.
- Gerais: diretrizes padrão do sistema que não envolvem fluxos de aprovação personalizados.
Como criar uma política de aprovação
Para visualizar, criar e gerir as políticas, o usuário deve ter em seu perfil de acesso a permissão "Gerenciar políticas".
Para iniciar a configuração:
- No menu lateral do Internet Banking, acesse Configurações financeiras > Políticas e automações.
- Selecione o botão Criar política.
- Escolha um modelo de fluxo (por exemplo, Pagamentos) ou selecione +Criar política > Criar política de aprovação personalizada.
Condições disponíveis por tipo de ação
As condições são os filtros que a política usa para identificar quais solicitações devem seguir a regra. Confira o que a empresa pode configurar:
Pagamentos e Transferências
- Valor da Transação: define a regra com base no valor total do Pix, TED, transferência entre contas Conta Simples ou boleto. É possível usar operadores como Maior que para limitar a regra a valores acima de um patamar (ex.: R$ 5.000,00).
- Solicitante: aplica a regra a usuários específicos ou a perfis (ex.: todos os "Vendedores").
- Dados da Despesa: filtra por Categoria (ex.: Aluguel), Centro de Custo ou pela existência de Anexo (comprovante).
Gestão de Cartões Virtuais
- Tipo de Solicitação: define se a regra vale para Criar novo cartão ou Aumentar gasto máximo.
- Valor do Gasto Máximo: aplica a regra com base no limite total solicitado para o cartão.
- Periodicidade: filtra se o limite do cartão é Diário, Mensal ou Ilimitado.
- Uso e Destino: filtra pela Finalidade do cartão ou pelo MCC (tipo de estabelecimento onde o cartão pode ser usado).
Reembolsos
- Valor: valor total da solicitação de reembolso feita pelo colaborador.
- Solicitante: regra baseada no nome do usuário ou no perfil do solicitante.
- Datas: filtra pela Data da solicitação ou pela Data do pagamento (realização do pagamento).
- Classificação: filtra por Categoria (ex.: Viagens) ou Centro de Custo.
Ações do fluxo de aprovação
Após validar as condições, a política determina o que deve acontecer com a solicitação. As opções disponíveis são:
- Aprovação automática: o sistema aprova a solicitação na hora, depois de validar que todos os critérios foram cumpridos.
- Recusa automática: o sistema recusa a solicitação imediatamente caso ela não cumpra os requisitos de compliance da empresa.
- Aprovadas manualmente por (aprovadores específicos): defina os usuários ou perfis de acesso responsáveis por aprovar ou recusar manualmente as solicitações. Essa ação permite configurar uma ou mais camadas de aprovação, como explicado a seguir.
Camadas de aprovação em sequência
A política pode exigir mais de uma aprovação para a mesma solicitação. Cada camada é validada em sequência: a solicitação só é executada depois que todas as camadas aprovarem.
Um exemplo comum de governança: pagamentos acima de um valor passam pelo gerente financeiro na primeira camada e pela diretoria na segunda.
Para configurar as camadas:
- Acesse Configurações e regras > Políticas e automações e selecione Criar política.
- Escolha Modelo para pagamento para cobrir Pix, TED, boleto e transferência entre contas Conta Simples.
- Selecione os tipos de solicitação que a regra atende ou escolha Todos os tipos.
- Para restringir a regra por valor, adicione a condição Valor com o operador Maior que e informe o valor.
- Na ação, selecione Aprovadas manualmente por e escolha os aprovadores da primeira camada.
- Selecione Adicionar camada de aprovação e defina os aprovadores da camada seguinte.
- Salve a política.
Em cada camada, os aprovadores podem ser escolhidos pela aba Usuários, para pessoas específicas, ou pela aba Perfis de acesso, para todos os usuários de um perfil. Não há limite de camadas.
⚠️Importante: três regras valem para todas as políticas com mais de uma camada:
- Dentro de uma mesma camada, basta que um dos aprovadores aprove para a solicitação avançar para a próxima.
- O mesmo usuário não pode ser aprovador em duas camadas da mesma política.
- Solicitações com duas ou mais camadas não podem ser aprovadas em lote. Cada aprovador confirma individualmente.
Acompanhamento das camadas de aprovação
O andamento fica visível para quem fez a solicitação e para os aprovadores.
- Acesse Operações financeiras > Aprovações.
- Selecione a solicitação para abrir os detalhes.
- Confira o card Aprovações, com o status de cada camada e o total de aprovações concluídas.
Cada camada aparece como Aprovado, Aguardando, Rejeitado ou Cancelado. Enquanto houver camada pendente, a solicitação permanece como Pendente e nenhum valor é movimentado.
A recusa em qualquer camada encerra o fluxo na hora e cancela as camadas seguintes. O histórico registra quem aprovou cada etapa, com data e horário, e o motivo em caso de recusa.
Ordenação e política de aprovação padrão
O sistema analisa as políticas ativas de cima para baixo: a primeira regra que coincidir com os dados da transação será a política aplicada. Ao finalizar uma criação, a empresa deve definir a prioridade:
- Primeira do fluxo: a política ganha prioridade máxima sobre as demais.
- Última do fluxo: a regra será validada apenas se nenhuma anterior for correspondente.
- Escolher posição específica: permite posicionar a regra manualmente na hierarquia da listagem.
Caso uma solicitação não se encaixe em nenhuma regra personalizada, o sistema seguirá para a Política padrão. Nela, a plataforma mantém o fluxo de aprovação manual para todos os usuários que têm permissão de aprovação para aquele tipo de solicitação.
Para reordenar as políticas na listagem: selecione Reordenar, arraste a política para a nova posição e selecione Salvar ordenação.
⚠️Importante: as políticas da aba Gerais não podem ser reordenadas, pois suas diretrizes são complementares.
Busca, filtragem e status
Para localizar regras em listagens maiores, use as ferramentas à direita:
- Lupa e Filtros: busque pelo nome da política ou filtre por Ação e Status.
- Status: mostra se a regra está Ativa, Inativa ou se é uma política Padrão.
- Posição: indica a ordem de prioridade (disponível apenas nos menus de fluxos de aprovação).
Como editar a política e consultar o histórico
Sempre que precisar ajustar uma regra ou auditar alterações, acesse Configurações e regras > Políticas e automações no Internet Banking:
- Edição: clique na linha da política para abrir o painel lateral, altere as informações e selecione Salvar política.
- Histórico: no painel de edição, acesse a aba Histórico para ver quem criou ou editou a regra, com datas e horários.
Exclusão de políticas
Para remover uma regra:
- Pela listagem: clique nos três pontos (...) no final da linha e selecione Excluir.
- Pela edição: clique no ícone de lixeira no topo do painel lateral de edição.
Se precisar de ajuda ou tiver dúvidas, nossa equipe de suporte está à disposição!